Chatbot ile lead nasıl toplanır?

Kısaca: Chatbot ile lead toplamak, sitenizi ziyaret eden potansiyel müşterinin iletişim bilgilerini sohbet sırasında, doğal bir akış içinde almaktır. İyi sonuç için bilgiyi ziyaretçiye değer sunduktan sonra isteyin, yalnızca gerekli alanları sorun, verinin nasıl kullanılacağını açıkça belirtin ve leadi hemen ekibinize iletin. Puhera bunu lead formu, otomasyon tetikleyicileri, e-posta ve webhook aksiyonlarıyla kod yazmadan yapar.

Chatbot ile lead toplamak neden işe yarar?

Lead, ürün veya hizmetinizle ilgilendiğini gösteren ve iletişim bilgisini paylaşan potansiyel müşteridir. Klasik iletişim formları sayfanın bir köşesinde bekler; ziyaretçi onları bulmak, doldurmak ve neden doldurduğunu kendi kendine düşünmek zorundadır.

Chatbot ise konuşmanın içinde çalışır. Ziyaretçi zaten bir soru sormuş, bir ihtiyacını dile getirmiştir. Bu bağlamda iletişim bilgisi istemek, soğuk bir formdan çok daha anlamlı görünür: "Size özel teklif hazırlayabilmemiz için e-posta adresinizi alabilir miyim?" sorusu, sohbetin doğal devamıdır.

Ayrıca bot, bilgiyi alırken ihtiyacı da öğrenir. Böylece ekibiniz yalnızca bir isim ve e-posta değil, ziyaretçinin ne istediğini anlatan bir bağlamla birlikte dönüş yapar.

Lead bilgisi ne zaman istenmeli?

Zamanlama, chatbot ile lead toplamanın en kritik noktasıdır. Sohbetin ilk saniyesinde bilgi istemek çoğu ziyaretçiyi kaçırır; hiç istememek ise fırsatı kaçırmaktır. Genel kural şudur: önce değer sunun, sonra isteyin.

Bilgi istemek için uygun anlara örnekler:

• Teklif veya fiyat talebinde: Ziyaretçi kişiye özel fiyat, toplu sipariş ya da proje teklifi soruyorsa iletişim bilgisi doğal olarak gerekir.
• Demo veya randevu isteğinde: Hizmet işletmelerinde görüşme ayarlamak için iletişim bilgisi şarttır.
• Bot yanıt veremediğinde: Ekip çevrimdışıysa "Sorunuzu ekibimize iletelim, size dönüş yapsınlar" demek, ziyaretçiyi eli boş göndermemenin yoludur.
• Stokta olmayan bir ürün sorulduğunda: "Ürün tekrar geldiğinde haber verelim mi?" iyi bir davettir.
• Yoğun ilgi sinyalinde: Ziyaretçi bir ürün veya hizmet hakkında art arda ayrıntılı sorular soruyorsa daha fazla yardım teklif etmek yerindedir.

Kısa bir örnek: Bir mobilya mağazası düşünelim. Ziyaretçi ölçüye özel üretim yapılıp yapılmadığını soruyor. Bot önce bilgi tabanındaki yanıtı veriyor, ardından "İsterseniz ölçülerinizi ve iletişim bilginizi alayım, ekibimiz size özel bir teklif hazırlasın" diyor. Bilgi talebi, ziyaretçinin kendi sorusunun mantıklı bir devamı oluyor.

Lead formunda hangi alanlar sorulmalı?

Her ek alan, formu tamamlamayı biraz daha zorlaştırır. Bu yüzden yalnızca o lead ile bir sonraki adımı atmak için gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi isteyin.

1. Ad: Kişiye hitap etmek için yeterlidir; soyad çoğu zaman şart değildir.
2. Tek bir iletişim kanalı: E-posta veya telefon. İkisini birden zorunlu tutmak yerine ekibinizin gerçekten kullandığı kanalı isteyin.
3. İhtiyaç veya konu: Ziyaretçinin ne istediğini anlatan kısa bir alan, dönüş yapan kişinin hazırlıklı olmasını sağlar.
4. Senaryoya özel tek bir alan: Örneğin teklif için tahmini miktar, randevu için tercih edilen gün. Bunu yalnızca gerçekten gerekiyorsa ekleyin.

Kendinize şunu sorun: Bu alanı boş bırakırsa lead ile yine de iletişime geçebilir miyiz? Cevap evetse o alan muhtemelen gereksizdir.

Kişisel verilere saygılı lead toplama nasıl olur?

Lead toplamak kişisel veri toplamaktır. Türkiye'de KVKK, Avrupa Birliği'nde GDPR gibi düzenlemeler bu verinin nasıl toplandığı ve kullanıldığı konusunda kurallar koyar. Aşağıdaki maddeler genel iyi uygulamalardır, hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için bir hukuk danışmanına başvurmanızı öneririz.

• Amacı açıkça söyleyin. Bilgiyi neden istediğinizi formun hemen öncesinde belirtin: "Size teklif göndermek için".
• Aydınlatma metnine bağlantı verin. Ziyaretçinin verisinin nasıl işlendiğini okuyabileceği sayfaya kolayca ulaşabilmesini sağlayın.
• Gerekmeyen veriyi istemeyin. Veri minimizasyonu hem mevzuat açısından hem de form tamamlanması açısından doğru yaklaşımdır.
• Pazarlama iznini ayrı tutun. Teklif için bilgi veren birini otomatik olarak bülten listesine eklemek yerine ayrıca izin isteyin.
• Erişimi sınırlayın. Lead verisini yalnızca ona ihtiyaç duyan ekip üyelerinin görmesini sağlayın.

Lead toplamak için otomasyon tetikleyicileri nasıl kurulur?

Tetikleyici, lead formunun ne zaman gösterileceğini belirleyen koşuldur. Üç temel yaklaşım vardır:

• Niyet tespit edildiğinde: Bot, ziyaretçinin teklif istemek, randevu almak veya satış ekibiyle görüşmek istediğini anladığında formu gösterir. En doğal sonucu genellikle bu verir.
• Anahtar kelime geçtiğinde: "teklif", "fiyat listesi", "demo" gibi kelimelerde form devreye girer. Kurması basit ve öngörülebilirdir.
• Her sohbette: Bazı durumlarda, örneğin tamamen başvuru toplamaya ayrılmış bir sayfada, formu her konuşmada göstermek mantıklı olabilir. Genel amaçlı bir sitede ise dikkatli kullanılmalıdır.

Formdan önce hızlı yanıt butonlarıyla küçük bir ön eleme yapmak da işe yarar. "Bireysel mi, kurumsal mı?" gibi tek bir soru, leadin doğru ekibe gitmesini kolaylaştırır.

Toplanan leadler nereye gönderilmeli?

Lead toplamak işin yarısıdır; asıl değer hızlı dönüşte ortaya çıkar. Bir panelde kimsenin bakmadığı leadler, toplanmamış leadlerden farksızdır.

• E-posta ile: Lead geldiği anda satış veya destek ekibinin e-posta adresine bildirim göndermek en basit ve hızlı yöntemdir.
• Webhook ile: Webhook, bir olay gerçekleştiğinde başka bir sisteme otomatik olarak gönderilen HTTP isteğidir. Lead bilgisini kendi sisteminize veya ekibinizin kullandığı bir araca aktarmak için kullanılır.
• CRM entegrasyonu ile: Leadleri doğrudan müşteri ilişkileri yönetimi sisteminize taşımak, takip sürecini tek bir yerde toplar.

Leadin sıcak olduğu durumlarda, örneğin ziyaretçi hemen biriyle konuşmak istiyorsa, formu beklemek yerine sohbeti doğrudan bir temsilciye aktarmak daha iyi olabilir. Bunun nasıl kurgulanacağını chatbottan canlı temsilciye devir yazısında anlattık.

Puhera ile lead toplama nasıl çalışır?

Puhera'nın lead toplama chatbotu özelliği Pro planda yer alır. Lead akışını görsel otomasyon tuvalinde kod yazmadan kurarsınız:

• Tetikleyiciler: niyet tespit edildiğinde, anahtar kelime geçtiğinde veya her sohbette
• Aksiyonlar: lead toplama formu, e-posta gönderme, hızlı yanıt butonları gösterme, harici HTTP isteği (webhook) ve canlı temsilciye bağlama

Böylece örneğin "teklif istiyor" niyeti tespit edildiğinde lead formunu gösterip ardından ekibinize e-posta gönderebilir ya da bilgiyi webhook ile kendi sisteminize iletebilirsiniz. CRM entegrasyonu Kurumsal planda sunulur. Randevu ile çalışan işletmeler için Puhera, MCP üzerinden Calendly ile de bağlanabilir.

Bot, ziyaretçinin sorularını kendi bilgi tabanınızdan ve kaynak göstererek yanıtladığı için lead talebi güven oluşmuş bir sohbetin içinde gelir. Denemek isterseniz 7 günlük ücretsiz deneme kredi kartı gerektirmez.

Sık sorulan sorular

Chatbot lead formunda kaç alan olmalı?

Genellikle ad, tek bir iletişim kanalı ve ihtiyacı anlatan kısa bir alan yeterlidir. Her ek alan formu tamamlamayı zorlaştıracağı için yalnızca bir sonraki adım için gerçekten gereken bilgiyi isteyin.

Puhera ile toplanan leadler nasıl iletilir?

Otomasyon tuvalindeki e-posta gönderme aksiyonuyla ekibinize bildirim gönderebilir veya harici HTTP isteği (webhook) ile lead bilgisini başka bir sisteme aktarabilirsiniz. CRM entegrasyonu Kurumsal planda yer alır.

Chatbot ile lead toplarken KVKK'ya dikkat etmek gerekir mi?

Evet; lead toplamak kişisel veri toplamak demektir. Amacı açıkça belirtmek, aydınlatma metnine bağlantı vermek ve yalnızca gerekli veriyi istemek iyi bir başlangıçtır, ancak kendi durumunuz için hukuk danışmanından görüş almalısınız.